Аудит закупок

Срок проведения первого этапа: ≈60 календарных дней.

Стоимость работ по первому этапу: 1 358 000 руб.

Формат проведения первого этапа:

· 2 предварительные онлайн-встречи, изучение документов, составление плана аудита;

· 10 дней – анализ текущей закупочной деятельности;

· до 14 дней – удалённая работа по аналитике, формирование предложений, онлайн-встречи, написание отчёта;

· 1 день – презентация отчёта и предложений, обсуждение плана мероприятий и работ по внедрению изменений.

Предварительный план работ первого этапа

Блок 1. Предварительный аудит (онлайн)

· Проанализируем документы, регламенты, инструменты отдела закупок;

· Познакомимся с участниками консалтингового проекта;

· Определим задачи и границы проекта;

· Сформируем план работ аудита.

Блок 2. Поэтапное исследование закупочной деятельности

· Проверим прохождение заявок – от потребности до заключения договора;

· Проведём сравнительный анализ закупок Общества, а также оценку стоимости аналогичной продукции на рынке, а также по итогам проведения закупочных процедур иными компаниями, особое внимание уделим контрагентам Общества;

· Проанализируем работы, классифицируем товары по способам закупок;

· Соберём статистику закупок, сбоев, определим причины и составим карту рисков;

· Опишем закупочную деятельность «КАК ЕСТЬ» и определим процессы «КАК НАДО»;

· Разберём рутинную деятельность сотрудников отдела закупок, определим пути автоматизации или оптимизации;

· Проанализируем условия работы с поставщиками и подрядными организациями, критерии выбора поставщика;

Блок 3. Формирование предложений и плана мероприятий

На этом этапе мы готовим предложения по оптимизации закупочной деятельности с учётом найденных проблем, текущих планов и целей компании, а также с учётом обозначенных возможностей. Предварительно, наши предложения будут касаться следующих тем:

· Создание KPI для оценки закупочной деятельности и для оценки эффективности вводимых изменений;

· Формирование стратегии закупок и регламента закупочной деятельности;

· Рекомендации по учёту остатков и списаний;

· Унификация закупок и изменение подходов к разным категориям товаров;

· Выстраивание сквозной цепочки процессов от выявления потребности до заключения договора;

· Автоматизация и упрощение инструментов отдела закупок и вовлеченных служб.

Второй этап проекта. Внедрение.

Детальный план работ второго этапа и его задачи формируются после предыдущего этапа. Без аудита и без представления какие блоки и в каком объёме придётся внедрять сложно обозначить точные сроки и стоимость работ. Поэтому по второму этапу на данный момент можем дать лишь общую оценку стоимости:

· Работа команды внедрения – 390 000 рублей в месяц, если работы проводятся в офисе заказчика к стоимости добавляются командировочные расходы, возможен гибридный график.

· Абонентская поддержка изменений – 120 000 рублей в месяц. 2 онлайн встречи в

неделю. Постановка задач рабочей группе на неделю и контроль исполнения задач прошлой недели: соблюдение планов и этапов проекта, проверка и доработка документов, обучение сотрудников, разбор кейсов, проектирование инструментов – 40 часов.

По нашему опыту консалтинговый проект, который даёт системные изменения, это аудит + месяц внедрения и 2-3 месяца абонентской поддержки.